2025/2026: Entwicklung der E-Promovierendenakte

Die technische Infrastruktur zur Initiierung der Anlage von E-Studierendenakten nebst dem „Aktendeckel“ bzw. dem sog. Metadatenset ist seit dem Abschluss des u. g. DH.NRW-Master-Projektes E-Studierendenakte vorhanden (ESA-Webservice) – dem entsprechend grundsätzlich auch für die Anlage von Promovierendenakten als spezifische Ausprägung der Studierendenakten. Gemeinsam mit dem Kompetenzzentrum E-Akte NRW, den Softwareherstellern HIS sowie d.velop und der Bergischen Universität wird derzeit der Promovierenden-Webservice vorbereitet. Die Bergische Universität agiert als Entwicklungspartnerin der HIS und der d.velop, um eine Produktivsetzung der Promovierendenakte als Teil der Studierendenakte zu verwirklichen.

Das Uploading von Dokumenten wie z. B. Betreuungsvereinbarung, Antrag auf Zulassung, Antrag auf Verfahrenseröffnung, Dissertation, Gutachten, Protokoll/Mitteilung von der mündlichen Prüfung ist dann künftig gekoppelt mit der automatisierten Ablage in der jeweiligen Studierenden-Promovierendenakte mit dem hier erforderlichen Metadatenset und der entsprechend modifizierten Master-Dokumentenliste sowie der neuen DOC-Rollen/-Berechtigungsprofile, die den Zuständigen der Fakultäten Zugriffe auf die Dokumente ihrer Promotionsstudiengänge erlauben. Das Ordnungskriterium dieser Fallakten ist wie bei den Studierendenakten die Matrikelnummer.

Die Testphase für den neuen Promovierenden-Webservice ist im Q2/26 geplant.

2021/2023: E-Studierendenakte (DH.NRW-Projekt)

Das EGovG Nordrhein-Westfalen verpflichtet die Hochschulen des Landes zur elektronischen Aktenführung und erfordert somit die Einführung einer E-Studierendenakte.

Ziel dieses Projektes ist die Konzeption und Referenzimplementierung einer elektronischen Studierendenakte zum Einsatz in Verbindung mit einem landesweit betriebenen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Für Studierendensekretariate, Prüfungsämter und andere mit der Lehradministration betraute Einrichtungen bietet die digitale Aktenführung neben geringeren Aufwänden die Vorteile einer erhöhten Transparenz, eines ortsunabhängigen Zugriffs sowie eines geringeren Ressourcen- und Flächenbedarfs.

Zur Unterstützung von Verwaltungsprozessen in Studium und Lehre werden in Ergänzung der digitalen Fachverfahren (Campus-Management-Systeme) daher die automatisierte, massenhafte, revisionssichere und dauerhafte Speicherung von Dokumenten (z.B. pdf-Format) in einer datenschutzkonformen elektronischen Studierenden- und Prüfungsakte (E-Studierendenakte) entwickelt.
Das Projekt wurde mit dem sog. Goldenen Master inkl. der Referenzimplementierungen erfolgreich im Jahr 2022 beendet. Damit liegen Blaupausen für die E-Studierendenakte-Lokalisierungsprojekte der Hochschulen vor.

Das Projektposter verdeutlicht die Zusammenhänge:

Die Führung des Projektkonsortiums wird gemeinsam durch die Universität zu Köln für die CampusOnline-Hochschulen und die Bergische Universität Wuppertal für die HISinOne-Hochschulen wahrgenommen.

Einen ersten Einblick gibt dieses Video: