E-Studierendenakte (DH.NRW-Projekt)

Das EGovG Nordrhein-Westfalen verpflichtet die Hochschulen des Landes zur elektronischen Aktenführung und erfordert somit die Einführung einer E-Studierendenakte.

Ziel dieses Projektes ist die Konzeption und Referenzimplementierung einer elektronischen Studierendenakte zum Einsatz in Verbindung mit einem landesweit betriebenen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Für Studierendensekretariate, Prüfungsämter und andere mit der Lehradministration betraute Einrichtungen bietet die digitale Aktenführung neben geringeren Aufwänden die Vorteile einer erhöhten Transparenz, eines ortsunabhängigen Zugriffs sowie eines geringeren Ressourcen- und Flächenbedarfs.

Zur Unterstützung von Verwaltungsprozessen in Studium und Lehre werden in Ergänzung der digitalen Fachverfahren (Campus-Management-Systeme) daher die automatisierte, massenhafte, revisionssichere und dauerhafte Speicherung von Dokumenten (z.B. pdf-Format) in einer datenschutzkonformen elektronischen Studierenden- und Prüfungsakte (E-Studierendenakte) entwickelt.
Das Projekt wurde mit dem sog. Goldenen Master inkl. der Referenzimplementierungen erfolgreich im Jahr 2022 beendet. Damit liegen Blaupausen für die E-Studierendenakte-Lokalisierungsprojekte der Hochschulen vor.

Das Projektposter verdeutlicht die Zusammenhänge:

Die Führung des Projektkonsortiums wird gemeinsam durch die Universität zu Köln für die CampusOnline-Hochschulen und die Bergische Universität Wuppertal für die HISinOne-Hochschulen wahrgenommen.

Einen ersten Einblick gibt dieses Video: